Hoe je lijsten zo in te delen dat je ieder moment weet wat je moet doen

Als je druk bent dan heb je vaak geen tijd om ook nog aan je todo lijst te werken. Je bent al blij dat je gewoon de dag doorkomt. Toch kan je lijsten zo organiseren dat ze je helpen om de weerstand te overwinnen die je voelt als je met de lijst aan de slag wilt gaan.

De beste manier om met taken te werken is om ze zo concreet mogelijk te formuleren, in Eerstvolgende Acties. Lees hier hoe je dat doet volgens Getting Things Done. Het probleem is echter dat je er al snel meer dan 50 hebt, en dan wordt je lijst weer te lang.

Een te lange lijst schrikt af, omdat het moeilijker is om te kiezen. Toch is het vrij simpel om je lijsten zo in te delen dat je op ieder moment van de dag iets van je lijst kunt doen, zonder dat je tegenzin voelt.  

Maar een ongefilterde lijst met taken waar je op dat moment niet direct mee aan de slag kunt, maakt dat helemaal niet meer weet wat je moet doen. Als je bij de Albert Heyn staat heb je niets aan je Ikea boodschappenlijst. Daarnaast heb je gewoon af en toe geen zin in bepaalde moeilijke klussen, maar heb je nog wel energie om iets anders te doen.

Hoe je lijsten slim filtert, zodat je er direct mee aan de slag kunt

De kunst is om je lijsten zo te organiseren dat je altijd de meest relevante opties ziet. Je maakt simpelweg gebruik van de omstandigheid waarin je op een bepaald moment bent.

1. Bepaal in welke omstandigheid je gedurende je een dag bent

Menselijk gedrag wordt voor 95% bepaald door omstandigheden. En daar kan je slim gebruik van maken. Voorbeelden van omstandigheden waarin je jezelf op een dag kan bevinden zijn:

• Je zit achter een computer
• Je bent op kantoor
• Je hebt een gesprek met je baas
• Je hebt een werkoverleg
  
• Je bent in de stemming om mensen op te bellen
• Je bent fris en hebt veel energie
• Je bent helemaal uitgeput na een dag vergaderen
• Je werkt op verschillende locaties
  

Om hier achter te komen kan je in je agenda kijken, of een aantal dagen een dagboek bijhouden. Maar vaak weet je het al wel.

2. Bepaal maximaal 7 voor jou relevante omstandigheden

Je lijsten kan je dan categoriseren naar contexten. Je begint de lijst dan met een @, dat je  'adres' is waar je je op dat moment bevindt

Je fysieke omstandigheden. De gereedschappen de mensen in je omgeving, of de locatie waar je bent.
@Computer
@Werkoverleg
@Hans (jouw baas waarmee je één keer per week een bila mee hebt
@Thuis
@Werklocatie X

Je mentale omstandigheden - deze hebben te maken met hoeveel mentale energie je op een gegeven moment hebt. Voor de meeste mensen is die 's-morgens hoog, en op het einde van de dag laag
@Concentratie
@Helder
@Uitgeput
@Braindead

Stemmingen en activiteiten. Stel, je bent geïnspireerd om eens even te gaan brainstormen met jezelf, je bent in de stemming om te telefoneren, of gewoon even simpel wat administratie weg te werken, zonder te hoeven nadenken.
@Bellen
@Factureren
@Brainstormen
@Operationele taken
@Googlen
@Lezen
@Boodschappen

Vervolgens bepaal je maximaal 7 voor jou relevante contexten. Als je er meer kiest, krijg je te veel lijsten en raak je het overzicht kwijt. Je kan je door de bovenstaande voorbeelden laten inspireren of gewoon jouw eigen namen bedenken. Dat laatste is wat ik je aanraad.

3. Categoriseer je lijsten met jouw contexten

Vervolgens kan je dan je lijsten zo inrichten met jouw contexten. Hoe dat eruit ziet, is afhankelijk van het systeem waarmee je werkt. Doe je het op de computer, dan kan je de categorieën gebruiken die in de takenlijsten van je e-mail programma zitten. Doe je het op papier, dan kan je tabbladen maken met de jouw contexten.