Ken je dat, je stelt taken uit, omdat je er als een berg tegenop ziet. Misschien gebruik je al een todo list, maar dat ene item verschuift steeds naar beneden. Uiteindelijk moet je jezelf dwingen om het te gaan doen, maar goh, wat kost dat een energie zeg.

Als er één ding is wat een enorm verschil maakt in de bruikbaarheid van je Todo list, dan is het wel het  heel concreet omschrijven van je taken. Zo concreet dat de weerstand om eraan te beginnen weg smelt. De techniek om dat te doen is heel simpel, en als je dit consistent doet, dan kan ik je garanderen dat dat je vele malen effectiever wordt.

Hoe je in 3 stappen een taak concreet maakt

Stel, je bedenkt je dat je auto een APK keuring nodig heeft. Dat heb je voor jezelf op een briefje geschreven. Nu ligt dat briefje voor. Daarop staat: APK, verder niets. Dat is niet concreet genoeg, want je weet nu nog niet wat het is, en wat je ermee moet gaan doen.

1. Wat is mijn gewenste uitkomst?

Eerst vraag je jezelf af, wat jouw! gewenste uitkomst is. Wanneer is het voor jou klaar, zodat je het kan doorstrepen van je lijst. In dit voorbeeld wil je dat de APK keuring uitgevoerd is.

2. Zijn er meerdere stappen?

Je bepaalt of er meer dan één stap is om of niet. Als het meerdere stappen is, dan is het een project. Een project formuleer je als volgt: Eerst het trefwoord, en dan toepasselijk werkwoord. Bijv: APK keuring - uitgevoerd. Deze manier werkt het best omdat met een trefwoord je een project beter vastgezet wordt in je onderbewuste. Het andere voordeel is dat je, als je lijsten op de computer staan, je door gebruik te maken van een trefwoord je projecten met een zoekfunctie makkelijker terug kan vinden. Werkwoorden die bij een project omschrijving passen zijn over het algemeen minder concreet: bijv. implementeren, organiseren, uitvoeren. Een project kan je immers niet fysiek doen! Het is het resultaat van een aantal kleinere concrete stappen.

3. Wat is de Eerstvolgende Actie?

Vervolgens bedenk je wat je ervoor moet doen om de APK keuring uitgevoerd te hebben. Vraag jezelf dit een aantal keren af, totdat je de Eerstvolgende fysieke actie hebt. Een interne dialoog hierover kan er als volgt uit zien:
Wat moet ik ervoor doen?
Ik moet een garage vinden
Wat moet ik ervoor doen om een garage te vinden?
Ik moet Fred vragen, die heeft laatst zijn auto laten keuren.
Wat moet ik ervoor doen om Fred te vragen?
Ik moet zijn telefoonnummer hebben
Heb ik zijn telefoonnummer?
Ja, dat is 061234567
Wat is dan mijn Eerstvolgende Actie?
Bellen Fred - 061234567

Als je dit binnen 2 minuten kan doen, doe je het direct. Anders zet je het op een Eerstvolgende Actie lijst, onder de context @bellen.

Taal is belangrijk!

Je noteert dan de bovenstaande Eerstvolgende actie op je lijst als volgt: Bellen Fred - 061234567. Je begint met een werkwoord, en dan het zelfstandig naamwoord. Door je Eerstvolgende Acties te beginnen met een concreet werkwoord (Bellen, mailen, bespreken etc)  zorg je ervoor dat je ze ook eerder gaat uitvoeren. En als je iemand moet bellen is het ook handig om er direct het telefoonnummer bij te zetten als dat niet in je adresboek staat.