✆ Voor direct contact bel: 020-8467171

  • kickasse serials
  • limetorrenturl tv show
  • Nee zeggen zonder schuldgevoel. Concrete tips

    26-7-2014 07:16 / Marco Bogers / Geen Reacties /

     Je collega vraagt of je iets erbij wilt doen, en je hebt eigenlijk geen tijd, maar omdat je hem graag wilt helpen doe je het toch. Achteraf heb je spijt dat je toegestemd hebt.

    Er bestaan veel tips om nee te zeggen. Veel komen toch op neer op de een of andere vorm van afwimpelen. “Sorry, ik ben net met iets anders bezig”, of “Je moet iemand anders hebben”. Voor mij hebben dat soort tips nooit gewerkt. 

    Tegenwoordig zeg ik vaker nee. En ik heb daar geen enkel schuldgevoel bij. Hoe ik dat doe? Ik ben erachter gekomen dat het erom gaat om vrij precies te weten wat je werk is. En zodra je dat weet is het een stuk gemakkelijker. Lees verder om te weten hoe je dat in 3 stappen doet.

    Hoe je in 3 stappen weet wat je werk is.

    Reserveer 30 minuten in je agenda, ga zo nodig apart zitten en zorg dat je niet gestoord kan worden. Handig zijn pen, papier en een notitieboek of ringband waarvan je de bladen kan omslaan.

    1. Je neemt pen en papier en schrijft alles op waar je nog waar je binnen nu en de komende weken nog wat mee moet doen. Stop pas met schrijven als er niets meer komt. Als je al met takenlijsten werkt, of als je ergens dingen op geschreven hebt, pak je die er ook bij.  

    2. Vervolgens maak je een concrete werkvoorraad aan. Concreet omdat je dingen opdeelt in concrete acties. Dat doe je als volgt: Je bekijkt wat je daarnet op papier geschreven hebt, en je vraagt je bij ieder item af wat je gewenste uitkomst is en wat je er nog voor moet doen. 
    Bijvoorbeeld: Vergadering – georganiseerd (gewenste uitkomst)/Schrijven opzet van agenda (het allereerste wat je ervoor moet doen). Dat schrijf je dan op in je notitieboek. (Vergadering – georganiseerd/Schrijven opzet van de agenda). 
    Je maakt de werkvoorraad realistischer door dingen waarvan je weet dat je er de komende weken niets mee moet of wil doen, deze op een aparte pagina van je notitieboek  te schrijven. (Ooit/Misschien). Je hebt dan 2 lijsten in je boekje: éen met concrete Eerstvolgende acties en een andere met Ooit/Misschien items. 

    3. Om dit te laten slagen moet je wel je notitieboek up to date houden. Dus als je iets gedaan hebt, doorstrepen en zodra je een nieuwe taak moet doen, die er direct bij schrijven. En ook zorgen dat Ooit/Misschien en de Eerstvolgende acties niet door elkaar gaan lopen. Zo houd je jezelf niet voor de gek door dingen bij je Eerstvolgende acties te zetten waarvan je weet dat je ze toch niet snel gaat doen. Die horen op je Ooit/Misschien lijst.

    Hoe je dan nee zegt zonder je schuldig te voelen

    Je zit aan jouw bureau te werken. Hans, je baas, komt met een vriendelijke glimlach naast je zitten.
    “Hoe is het? Heb je het druk?”
    “Gaat wel, hoezo?” zeg jij. 
    Hans: “Nou, ik heb morgenochtend een presentatie en daarvoor zou ik nog een aantal slides nodig hebben. Kan jij die vanmiddag nog voor mij maken?”

    In plaats van direct ja te zeggen omdat je hem immers graag wilt helpen, en je het wel leuk vindt om powerpoint slides te maken, kijk je eerst in je notitieboekje waarin je werkvoorraad staat. Dan heb je 2 opties.
    1. Je voelt jezelf beter als je iets van die werkvoorraad gedaan hebt in plaats van dat Ad Hoc ding. Dan zeg je NEE.
    2. Er staat niets in de werkvoorraad wat echt af moet, en je vindt het eigenlijk wel leuk om datgene wat tussendoor komt te doen, dan zeg je JA.

    Hoe een NEE gesprek dan zou kunnen gaan:  
    “Zeg Hans, heb je even een moment, dan check ik even mijn lijst of ik dat erbij kan hebben”. 
    Je pakt vervolgens je notitieboek, en kijkt naar de concrete acties die erop staan. En je zegt dan:
    “Als ik zie wat hier op deze lijst staat heb dan voel ik me ongemakkelijk als ik nu aan jouw presentatie zou gaan werken omdat ik me nu besef dat ik X, Y, en Z (staat in je werkvoorraad) zo snel mogelijk gedaan wil hebben, want daar heb ik met mezelf en anderen afspraken over gemaakt en ik wil die afspraken graag nakomen.”

    Deze manier van nee zeggen voelt niet als afwimpelen omdat degene die nee zegt precies weet wat zijn werk is. De hierboven beschreven 3 stappen zijn tevens de meest basic vorm van workflow management volgens Getting Things Done. 

    REAGEREN

    © 2014 – WorkinFlow